第一章广播电视文秘写作概述

作者: admin 分类: 学术资讯 发布时间: 2019-12-15 21:45


国际秘书联合会对秘书的定义是:“秘书应是主管人员的一位特殊的助手,她(他)掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和正确判断能力,并且能在所给予的权力范围内作出决定。”[1]在秘书具体操作的实际工作中,文字和行政可以说是最重要的两项工作。而实际上,文字工作又往往成为大量行政工作的指针,从而成为秘书实际工作的核心。所谓文字工作主要是指办公室各种公文、文书的拟写和处理。广播电视文秘主要从事广播电视系统的文字与行政工作,既具有一般文秘的共同点,也具有自己行业的特殊性。对于从事广播电视文秘工作的人来说,了解广电文秘的特点并掌握其写作方法十分必要。

一、广播电视文秘写作的特点

广播电视文秘写作在功能上是应用写作,因此它具有应用文写作的实用性、真实性、程式性、时效性和针对性等特点。

(一)实用性

广播电视文秘写作往往针对需要解决的问题,有的放矢。因为需要解决的每一个问题都是具体的,大到国际交流备忘录,小到晚会的请柬、开会的通知,都是为了一定的具体事务而准备,所以它直接作用于人们的生活、工作、学习。如写一份收视调查报告,是为了了解本电视台各个频道、各个电视节目的播出收视行情,针对出现的情况为下一步的及时调整寻求对策。写一份通知,是为了告知有关事项;写一份广告播出合同,是为了约定广告双方的权利与义务。总的来说,每一份文书的写作都有着明确的实用目的,为着解决实际问题,讲究现实效用。

(二)真实性

写作文艺作品如小说、戏剧剧本、影视剧本等,作者可以根据个人兴趣和对题材的理解,自由选择写作方式和文体,而且文艺作品即使取材的是生活中的真人真事,也要求对素材进行艺术加工,使之高于生活,具有对生活的概括性。而广播电视文秘写作是针对现实问题而写作,不管对谁行文,也不管是哪一种文体,都必须根据实际情况成文,不能不顾事实与相关背景,想写什么就写什么。特别是在公文写作中最为突出,因为公文往往代表某个部门、集体的意见,不允许个人随便议论与抒情。如针对本台或本频道出现的重大事件向上级机构或主管部门写出报告或请示时,就必须如实汇报,不能主观随意,罔顾事实。

(三)程式性

程式即格式。各类文体都有自己的结构特点,广播电视文秘写作的各个类型也有其特殊的格式。有些格式是约定俗成的,如邀请函、请示、通知等,有些格式是国家权威部门统一规定而必须遵守的,如公文。中华人民国和国成立后,国务院办公厅多次就公文的处理办法作出规定并予以修订。又如经济合同,其法定内容条款及格式在各类法律中都作了明确的规定。这些相对固定的格式都形成了广播电视文秘写作的程式化或规范化特点。

(四)时效性

广播电视文秘写作因其是有的放矢,为广电机构具体的工作事务而进行,所以它必须适时地提出解决问题的意见、方案、办法以保证工作的正常开展。如每天、每星期、每月、每年的收视分析报告,文秘人员都要根据收集的数据及时总结趋势,为下一步的工作提供客观的分析和依据,非常强调时效性。这是从写作时间上说,而有些内容本身也具有这一特点。有的文体如广告播出合同、单位内部制度和公文,一定都要标明生效或执行的具体时间。有的文章,虽不一定标明具体时间,但同样也有时效性,过期无效或作用不大。所以广电文秘写作要有时间观念,做到写文适时、办文及时,最大限度提高工作质量和效率。

(五)针对性

广播电视文秘写作的针对性集中体现为两个方面:第一是对象明确。请柬写给谁,请示写给哪个部门,哪个个人或部门就得读,而其他人则不能读或不便读。单位制定的规章制度,本单位人员都应知晓。至于国家规定的法令条例,任何人不得违反,当然人人都该看。所以写作的阅读对象一定要明确。第二是指事明确。广电文秘写作的目的是为解决实际事务而进行,它指事的内容一定要明确,强调一文一事,因人因事成文,写作的内容、传达的对象一定要有明确的针对性。

(六)综合性

广播电视系统既有行政机关,也有企业实体,因此广播电视文秘写作比较其他机构的文秘写作,类型更广泛,更具有综合性。既要求掌握行政公文的格式与处理规范,也要求掌握其他如事务文书、经济文书、公关文书、调查报告等文体的格式与处理规范。

二、广播电视文秘写作过程

(一)构思阶段

广电文秘写作与其他文秘写作一样,写前需要精心构思。主要完成以下三个方面的任务:

1.明确主旨

文秘写作针对性强,因此写作前的构思要明确写作的根本目的,确定主旨应充分考虑以下三个方面的因素:一是针对的具体问题。我们在工作中,必然会遇到一些实际问题需要解决,或者要求请示报批,或者要求制定政策规定、布置执行,或者要求反映情况、提供参考,或者要求进行调查研究等等,这就需要秘书人员及时抓住问题,提出解决问题、解决矛盾的意见和办法。二是依据党和国家以及上级文件。尤其是在行政公文的写作中,文秘人员必须依据相关公文的格式与规范进行写作,在内容上要依据党和国家的有关法律法规进行。这时的写作主旨要依据上级的精神确定。三是充分领会写作意图。很多文书都是以广电机关、团体、栏目组等名义发出的,一篇文书的产生与生效,往往代表这些单位领导的意见,领导人也需为此承担责任,因此作者在接受写作任务之后,要充分领会上级领导的意图,并把这种意图渗透到自己的写作中去。由此看来,文秘写作不论是受命而写,还是因事而写,都必须首先明确主旨。

2.积累材料

广电文秘写作的主旨基本明确之后,就要用材料来支撑它。获取材料的途径大致有三个:一是深入各个频道、节目现场。因为电视节目的制作、播出、销售过程中随时都有新情况、新经验、新问题产生。它们是一般已有的文字材料中少有的鲜活生动的资料。文秘人员要勤观察、勤记录,勤思考,这对分析问题、进行写作大有帮助。二是认真收集文件材料。因为文秘人员不能永远都在节目现场,但如果能认真记录、收集送上门的材料,如各个电视台、频道、栏目组送上来的工作简报、会议报告、工作报告等,获得的材料就丰富多了。三是参加相关会议,听取报告,做好记录。相关部门的工作总结会议、工作部署会议都会提供一些新鲜的材料,要及时收集。当然还要注意对于材料的甄别与筛选,而且收集材料还要坚持不懈,然后分门别类地装订成册,只有收集了丰富的材料才能言之成理,有理有据。

3.选择文体样式

文秘写作有格式要求,因此在写作之前就要因事情的性质考虑文体问题,选择最合适的体式。如“报告”是陈述性公文,用于向上级机关汇报工作、反映情况;“请示”是请求性公文,用于向上级机关请求指示和批准。它们都是上行公文,但性质、用途不同,因此文章格式不同。写作前要根据要求选择好体式。

(二)行文阶段

1.观点鲜明正确

文秘写作行文阶段是将自己或本单位抽象的观点转为传达信息的具体的文章,它要求作者提供可靠信息,鲜明地表达自己的观点、见解、主张,力求发挥现实作用。在比较复杂的文书如调查报告中,作者对所写的内容要全面分析和研究,正确把握问题的核心和全貌,提出自己合理的建议和对问题的本质的看法。

2.体式正确规范

正确鲜明的观点、真实充分的材料还得依赖具体完整的文章来表现,这就要考虑文章的形式结构,文体确定后,就按照相应文体的格式要求进行写作和排版。总的来说,要求语言准确朴实,体式规范,逻辑严密。

(三)修改完善阶段

经过第二个阶段的写作,文章基本定型。但要保证达到最好效果,还要进一步修改完善。针对文章的语言、结构、内涵进行仔细推敲,反复品味,发现问题及时修改,经过进一步的整体审视、局部调整、加工润色之后,文章也就更接近完善。

三、广播电视文秘写作的结构安排方式

(一)开头

俗话说“好的开头是成功的一半”,广电文秘写作以实用为目的,所以开篇应开宗明义,言简意赅,直奔主题。其开头方式往往因文章体式不同而变化,一般有以下几种开头方式:

1.概述式

概述式一般是直接写出基本情况、基本问题或工作的大致过程。在总结报告、调查报告中常采用这种方式。如《××同志在2009年党的工作会议上的报告》,使读者先有一个总的印象和概念,为引出主体做好铺垫。

2.引用式

引用式指文章开头部分直接引述上级指示、有关政策规定,或有关单位来文,作为撰写的依据,报告、批复、通知、评论、通告等多采用这种方法。

3.根据式

根据式开头就是根据上级的有关精神或配合某项工作而对下级或本单位的工作作出指示、安排,开头常有“依据”、“按照”等词语。根据式的优点是先阐明事实依据,便于读者理解行文原因。

4.原因式

原因式开头就是直接地阐明进行某项工作的条件、必要性,在很多文体中都可以运用。在开头时常用“因为”、“由于”等词语。原因式开头的优点在于阐明“事出有因”,加大文章行文的力量,便于引起阅读者的关心。

在实际的写作中,开头方式多种多样,有的时候几种方式合用。文体的不同,开头方式也各有特色,但具体采用什么方式开头,要根据文章内容来决定。总的来说,要紧扣主题,不可赘述。

(二)主体

主体是文章的重点和核心所在,主体部分的结构安排要充分考虑材料对主旨的表现,考虑材料本身的内在逻辑联系。主体部分的结构安排一般有以下几种:

1.连贯式

连贯式是以事件先后为顺序,或以事物发展的先后为顺序,从事物发展的纵向过程看事物发展的客观规律。一般需要凭借人物、事件的来龙去脉或前因后果来直接表现观点的,往往采用这一结构方式。

2.并列式

并列式是横式结构,就是安排材料时或以空间范围为顺序,或按事物本身的结构组成为顺序,按事物的性质、类别划分层次,依次交待。如一个部门的几种典型,典型之间有一定联系,形成固有的条理性。文章中选取的材料和材料之间呈并列关系。一般需要剖析事物的组成或比较事物的类别从而表现主旨的,常采用这种结构方式。

3.递进式

递进式就是安排材料时以逐步深入的事理关系为顺序,从提出问题、分析问题到解决问题,环环相扣,步步深入,或者从现象到本质,层层递进。这种结构需要把握事物之间内在的递进逻辑关系。一般需要运用事理之间的逻辑论证关系来表现主旨的,较多采用递进式。

4.综合式

综合式就是把几种结构方式交错起来使用。如连贯式与并列式合用,并列式与递进式合用,或以一种方式为主,另一种方式为辅。一般内容复杂广泛、材料涉及面宽的文秘写作,采用复合式结构,以多方位、多层面阐述主旨。

上面所列只是几种常见的主体结构方式,具体采用怎样的结构,有赖于文章具体的需要。

(三)结尾

结尾是全文的收束,要简洁明了,收束有力。文秘写作一般有以下几种结尾方式:

1.指示性结尾

这种结尾方式多用于公文的下行文书,以向下属传达精神、布置工作、提出希望要求而结束全文。如指示、批复、会议纪要、通报等。

2.请求性结尾

这种结尾就是在文章结尾部分向有关上级或主管部门提出针对性的请求。这种方式主要用于上行公文,如请示、报告、商洽工作的函等。

以上两种结尾方式常见于公文写作,它经常与公文的惯用结束语结合起来组成结尾,如上行文的“特此报告”、“请批示”,“当否,请指示”等,下行文常用“特此批复”、“特此通告”等。

3.总结性结尾

这种结尾就是在结尾处概括总结全文的基本观点,并与开头相呼应,给读者留下一个完整的印象,加深对文章主旨的理解。如主要的会议报告、典型先进事迹报告、重大事故报告等。

4.展望性结尾

这种结尾就是在文章结尾处表达良好的祝愿或表示对今后工作的期望。如工作总结、会议报告、述职报告,开幕词、答谢词等。

文章结构对于文章的行文质量非常重要,好的结构安排有利于让阅读者理解文书内容,从而达到行文的目的。

四、广播电视文秘写作的主要类型

广播电视文秘的写作类型按照其写作目的的不同,针对人群的不同,有公务文书、事务文书、商务文书、法律文书、公关文书等类型,本节主要介绍公务文书、事务文书、公关文书的含义、分类、特点及作用。

(一)公务文书

1.含义与分类

公务文书即公文。它是国家机关、企事业单位、人民团体在处理各种公务活动时所使用的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。[2]1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》把行政机关的公文规范为12类13种,有命令、议案、决定、指示、公告或通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关公文为14种,它们是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。广电各机构基本也应按此规范写作公文。

公文可按不同角度、不同标准进行分类,按秘密等级可分为绝密、机密、秘密三种,通常标识于文件标题左上角醒目处,用方括号括起。按紧急程度来分,可分急、特急两种,通常标识于公文标题左上方明显处。按行文方向来分,公文可分为上行文、平行文和下行文。上行文是下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告等;下行文上级机关对所属下级机关的发文,如命令、请示、批复等。平行文是平行机关或不相隶属机关之间的发文,如通告、函等。

2.特点与作用

公文具有法定的权威性、明显的时效性和特定的程式性等特点。法定的权威性是指因为公文的制作机关是党和国家机关在各级机关的法定代表,其签发的公文一旦正式公布,在法定范围内就具备法定效力,其受文对象就必须坚决执行,不得违反。明显的时效性是指公文的签发要求注明具体年月日,其生效期都有明确时间限制,一旦过了有效期,与之相关的公文效用也就丧失。特定的程式性是说公文文体和格式都有其特定的规范和要求,包括公文的用纸规格、书写格式、装订方法,都有明确的规定,不能随意更改。公文主要有宣传教育、交流信息、沟通情况、法规约束、凭证依据等作用。

(二)事务文书

1.含义与分类

事务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位使用的公文之外的,处理日常事务工作的一类应用文体。事务文书的具体体式多样,有计划类文书如规划、计划、方案;报告类文书如总结、述职报告、调查报告、分析报告等;规章类文书如章程、条例、办法、规章、制度、公约等;会议类文书如会议记录、会议纪要、会议预案等。

2.特点与作用

事务文书是应用于机关、团体、个人的日常工作和生活的应用文体,它具有与公务文书相同的实用性、针对性、实效性等特点,但相对于公务文书,事务文书的写作更灵活,一般没有固定的模式,应用也更广泛,涉及的内容大到政治、经济、科技,小到个人日常生活。事务文书的作用也很广泛,可以用来指导和监管工作,如工作计划、章程、条例等,可以用来告知事务,如布告、公告等,也可用来通报情况,交流信息,如总结、简报等,当然存档的事务文书也可作为资料保存。

(三)公关文书

1.含义与分类

公关文书是指在公务活动或日常生活中使用的一种带有礼仪性的文书,主要用于协调公共关系,联系个人情感,表达文书写作者或单位特定的情感和礼节。一般常用的公关文书有开幕词、闭幕词、答谢词、邀请信、感谢信、慰问电、贺电、欢迎词、欢送词、唁电和悼词等。

2.特点与作用

公关文书主要应用于带有礼仪性的活动中,如会议的开幕与闭幕、上级机关对下属单位或员工取得的佳绩进行祝贺等等。它的内容具有明确的目的性,一事一文,不可混淆。它有一定的情感性,或喜悦,如贺电;或悲伤,如唁电。此外,它还具有礼仪性,具体表现在文书的称谓上,经常使用尊敬、敬爱等敬语,在行文上注重礼貌、情感真切、符合实际、尊重习俗。公关文书的主要作用是联系沟通情感。

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